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Workshop : Cycle Information management & Entreprise 2.0

La gestion électronique des documents dans votre société

La gestion du cycle de vie d’un document depuis son acquisition jusqu’à sa restitution se doit d’être judicieusement analysée et organisée au sein de l’entreprise. Plus que jamais, le monde de la digitalisation a pris le contrôle de nos classements afin de retrouver instantanément l’information grâce à des moteurs de recherche puissants.

L’indexation se déroule en plusieurs étapes et selon la méthodologie retenue : automatique, semi-automatique, extraction du contenu du document, identification d’une clé. Le stockage du document peut se faire encore de façon de traditionnelle, mais surtout de façon digitale sur nos serveurs ou dans le cloud ! L'intégrité, la sécurité et la sauvegarde des documents sont des aspects importants à prendre en considération dès le stockage initial des documents. Nous souhaitons mettre en avant les avantages liés à l’utilisation d’un bon système de gestion électronique de documents en terme de :

  • La réduction des coûts liés au papier comme les consommables, le temps de recherche, le coût d’un local d’archives, la perte de documents;
  • La digitalisation réduit au moins en partie ces coûts;
  • Accessibilité, partage de l’information au sein de l’organisation;
  • Traçabilité et historique des modifications des documents;
  • Processus systématique s'inscrivant naturellement dans le cadre d’une démarche qualité.

Nous attirerons aussi votre attention sur certains points : La mise en place d’une gestion électronique de documents implique des coûts financiers directs qui regroupent la mise en place de l'infrastructure technique et l'intégration des documents existants. Les utilisateurs doivent être formés et accompagnés lors de la mise en place de la gestion électronique de documents.

Cette formation couvre à la fois les outils logiciels et l'application des nouvelles procédures. Le développement des contenus multimédias (sons, vidéos) et à évolution rapide (wikis) présente un challenge grandissant à l'indexation des données. Cet investissement permet de maîtriser les flux de documents et d'en améliorer la traçabilité. La circulation et le traitement des documents sont facilités. Malgré des coûts initiaux et la nécessité de mettre en place de nouvelles procédures, la gestion électronique de documents peut induire des économies financières et des gains de productivité intéressants. La production et la consultation de documents dans une organisation font de plus en plus appel au travail collaboratif, y compris à distance, et à la mobilité. Les éditeurs de GED accompagnent ces tendances. 

Experts: Jean-Marc Laviolette, Christian Schalk et Vincent Soetens, Canon Luxelbourg

Niveau: Tous niveaux

Objectifs

  • Répondre aux problématiques de l’entreprise face à la perte de documents : préservation, diffusion, flux, traçabilité, accessibilité, historique de vie; 
  • Assurer la réalisation d'un état des lieux exhaustif, inventaire, plan de classement, gestion des flux;
  • Comprendre et décrire les stratégies et méthodologies à mettre en place Les clés pour une mise en production d’une solution GED, les enjeux de la réussite.

Important

Dans une optique d’amélioration de la qualité des contenus délivrés à nos membres, l’accès aux ateliers est réservé aux personnes dont l’activité n’entre pas en concurrence directe avec celle du formateur.

Les participants à nos événements sont informés du fait qu’ils sont susceptibles de figurer sur des photographies prises lors de l’événement. Celles-ci sont destinées à être publiées dans les supports écrits ou numériques édités par Maison Moderne.

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